Cara Bendahara Sekolah Mencatat Kas Masuk dan Keluar
Cara bendahara mencatat kas masuk dan keluar secara sederhana: buku kas harian, memisahkan pemasukan dan pengeluaran, sampai rekonsiliasi bulanan.
3 Agustus 2026 · 7 menit baca · Tim SekolahRapi
Peran bendahara dan buku kas
Bendahara memegang dua tanggung jawab yang saling menguatkan: menjaga uang kas sekolah dan menjaga catatan yang akurat. Uang yang rapi tanpa catatan sama berbahayanya dengan catatan rapi tanpa uang — keduanya harus cocok.
Buku kas sederhana cukup berisi: tanggal, keterangan, pemasukan, pengeluaran, dan saldo. Tidak perlu rumit, yang penting dicatat setiap hari.
Siapkan buku kas sederhana
- Satu kolom tanggal untuk setiap transaksi.
- Kolom keterangan: sumber dana atau keperluan, plus nama pihak terkait.
- Kolom pemasukan dan kolom pengeluaran yang terpisah.
- Kolom saldo yang dihitung ulang setiap transaksi.
- Nomor urut transaksi agar mudah ditelusuri.
Mencatat pemasukan
- 1Catat sumber pemasukan secara spesifik, misalnya SPP an. nama siswa, bukan sekadar tulisan SPP.
- 2Tulis nominal sesuai uang yang benar-benar diterima.
- 3Beri nomor bukti atau kwitansi yang dikeluarkan.
- 4Masukkan jumlah ke kolom pemasukan dan perbarui saldo.
Mencatat pengeluaran
- 1Tulis keperluan dengan jelas, misalnya beli ATK beserta toko atau penerimanya.
- 2Pastikan ada bukti berupa nota atau kwitansi sebelum mencatat.
- 3Masukkan jumlah ke kolom pengeluaran dan perbarui saldo.
- 4Untuk pengeluaran besar, lampirkan persetujuan kepala sekolah atau yayasan bila ada aturannya.
Rekonsiliasi kas bulanan
Rekonsiliasi adalah mencocokkan saldo buku dengan uang yang benar-benar ada. Lakukan rutin di akhir bulan agar selisih kecil segera ketahuan.
- 1Jumlahkan seluruh kolom pemasukan dan pengeluaran dalam sebulan.
- 2Hitung saldo akhir: saldo awal + total pemasukan - total pengeluaran.
- 3Hitung uang fisik: sisa tunai di kas plus saldo rekening sekolah.
- 4Bandingkan kedua angka. Bila berbeda, telusuri transaksi satu per satu sampai ketemu penyebabnya.
- 5Simpan hasil rekonsiliasi sebagai lampiran rekap bulanan.
Tips menjaga kas tetap akurat
- Catat transaksi di hari yang sama, sekecil apapun nominalnya.
- Jangan mencampur uang pribadi dengan uang sekolah.
- Pisahkan transaksi tunai dan transfer agar lebih mudah dicocokkan.
- Minta tanda terima untuk pengeluaran, sekalipun kecil.
- Gunakan alat bantu pencatatan (buku, spreadsheet, atau aplikasi kas seperti SekolahRapi) yang paling praktis dijalankan setiap hari.
Pertanyaan Umum
Bagaimana mencatat uang yang diambil untuk dana operasional kecil?
Catat sebagai pengeluaran kas operasional saat diambil, lalu minta laporan singkat dan bukti saat sisa dikembalikan. Jangan membiarkan dana operasional berjalan tanpa catatan lebih dari beberapa hari.
Kapan saldo buku kas harus diperbarui?
Setiap kali ada transaksi. Kalau menumpuk, saldo mudah salah dan selisih sulit ditelusuri.
Apa yang dilakukan jika saldo buku tidak cocok dengan uang kas?
Jangan menutupnya dengan asumsi. Periksa ulang penjumlahan, cari transaksi yang belum dicatat, cocokkan dengan kwitansi, lalu cek mutasi rekening. Jika selisih tetap ada, laporkan secara transparan ke kepala sekolah.
Perlukah laporan disampaikan setiap bulan?
Sangat dianjurkan. Rekap satu halaman berisi saldo awal, total pemasukan, total pengeluaran, dan saldo akhir sudah cukup untuk review bulanan.
Baca Juga
Praktikkan panduan ini dengan alat bantu pencatatan
SekolahRapi membantu mencatat siswa, SPP, kas, dan laporan dalam satu tempat — dengan import/export Excel, realtime di plan Pro, dan dukungan offline terbatas.